Teamleader koppelen aan Exact Online: zo werkt de koppeling

Je maakt facturen in Teamleader Focus en je boekhouder werkt in Exact Online. Dan wil je niet elke factuur twee keer invoeren. Hieronder staat wat de ingebouwde koppeling doet, wat je vooraf regelt en wat er niet meegaat. Alles komt uit het helpartikel van Teamleader en de Exact App Store. We hebben de stappen niet zelf in een testaccount nagelopen.

Wat heb je nodig?

Volgens Teamleader werkt de koppeling via de Boekhoudconnector-Booster. Die is beschikbaar als:

• je een Belgische of Nederlandse Teamleader Focus-account hebt, met een Belgische of Nederlandse bedrijfsentiteit;
• je Exact Online, Octopus of Yuki gebruikt;
• je nog geen andere boekhoudintegratie hebt. Heb je die wel, dan heeft Teamleader een apart artikel over overstappen.

Een accountadmin voegt de Booster toe via Licentie beheren. Er is geen proefperiode: de Booster komt direct in je abonnement. Teamleader noemt in hetzelfde artikel een vast bedrag van € 5 per maand per account bij een jaarlicentie en € 6 bij een kwartaallicentie. Controleer de prijs bij Teamleader voordat je beslist.

Welke rechten moet je hebben in Exact Online?

Teamleader vraagt dat je gebruikersaccount in Exact Online deze rechten heeft:

• relaties beheren;
• verkoopboekingen invoeren, bewerken en verwijderen;
• klantenrapportage of debiteurenrapportage bekijken;
• leveranciersrapportage of crediteurenrapportage bekijken;
• financiële stamgegevens bekijken.

Heb je die niet, dan vraag je ze aan bij je boekhouder of bij Exact. Bij het koppelen kies je ook voor welke administraties Teamleader toegang krijgt.

Hoe stel je de koppeling in?

De stappen volgens Teamleader, kort:

1. Ga in Teamleader naar Instellingen, Bedrijfsinformatie, en kies je bedrijfsentiteit.
2. Open het tabblad Boekhouding, kies Exact Online en log in bij Exact.
3. Kies een begindatum. Vanaf die datum synchroniseert Teamleader facturen en creditnota’s.
4. Kies de dagboeken voor uitgaande en inkomende facturen en creditnota’s.
5. Stel de grootboekrekeningen voor kortingen in.
6. Koppel de btw-tarieven van Teamleader aan de btw-codes in Exact.
7. Koppel per btw-tarief een grootboekrekening.

Staat de status daarna op Verbonden, dan werkt de koppeling. Teamleader raadt aan om automatische synchronisatie pas aan te zetten na een eerste geslaagde synchronisatie.

Wat synchroniseert er wel en niet?

Van Teamleader naar Exact Online gaan volgens Teamleader:

• uitgaande facturen, maar alleen ingeboekte; een negatieve factuur gaat als creditnota;
• uitgaande creditnota’s;
• klanten en leveranciers die bij die facturen horen;
• inkomende facturen en creditnota’s die via Peppol binnenkwamen en zijn goedgekeurd.

Grootboekrekeningen haalt Teamleader uit Exact. De betaalstatus van facturen komt uit Exact terug in Teamleader.

Wat niet meegaat:

• bonnetjes en facturen die je niet via Peppol maar met de hand of via OCR in de uitgavenmodule zet. Die kun je wel naar het e-mailadres van je boekhoudpakket sturen. Teamleader raadt aan dat met de hand te doen: bij automatisch versturen gaan ook je Peppol-uitgaven per e-mail weg en verlies je daarvoor de voordelen van de Booster;
• betalingen die je met de hand in Teamleader invoert. Zet je een factuur in Teamleader op Betaald, dan staat hij in Exact nog niet als betaald. Teamleader raadt aan betalingen in de boekhouding te beheren.

Een synchronisatie neemt altijd alles mee; alleen uitgaande facturen synchroniseren kan niet. Geeft één factuur een fout, bijvoorbeeld door een ontbrekende grootboekrekening, dan slaat Teamleader die factuur over en gaat door met de rest. Welke documenten nog niet zijn gesynchroniseerd, zie je aan een leeg boekstuknummer.

Meer over Peppol staat in ons artikel over e-facturatie.

Hoe zit het met meerdere bedrijfsentiteiten?

Per bedrijfsentiteit doe je dezelfde instellingen opnieuw. Volgens Teamleader koppelt de Booster tot 4 bedrijfsentiteiten aan een integratie, en per entiteit kan het een ander boekhoudpakket zijn.

Let op: de beschrijving in de Exact App Store zegt dat je 1 bedrijfsentiteit met 1 Exact Online-administratie koppelt, en meerdere entiteiten alleen als ze hetzelfde btw-nummer hebben. Die twee bronnen zeggen dus niet hetzelfde. Vraag het bij Teamleader na als je meerdere entiteiten hebt.

Wanneer is de ingebouwde koppeling niet genoeg?

Wat de database over dit paar zegt, staat in het blok hierboven, met een link naar de pagina over Exact Online en Teamleader. Gebruik je Yuki, dan werkt dezelfde Booster. Yuki heet sinds 1 september 2026 Nmbrs Accounting, volgens Nmbrs.

Wil je iets wat de Booster niet doet, zoals gegevens uit Teamleader die niet in de lijst hierboven staan, dan kun je zelf bouwen of laten bouwen. De tabel hierboven laat zien wat Make, n8n en Zapier hebben voor Teamleader en Exact Online. Meer over de apps staat op de pagina van Teamleader, de pagina van Exact Online en de pagina van Yuki. Laten bouwen kan via laat het bouwen.