Facturen automatisch in je boekhouding: welke routes zijn er

Je pakket doet het misschien al. Hieronder staat per boekhoudpakket wat de leverancier zelf schrijft over het automatisch inlezen van inkoopfacturen, en wat je daarna zelf nog moet doen. We hebben de pakketten niet zelf uitgeprobeerd. Alles is wat de leveranciers over hun eigen software zeggen.

Wat zeggen de vier pakketten over automatisch inlezen?

De bronnen staan per pakket hieronder. We noemen geen bedragen of percentages voor snelheid of nauwkeurigheid, omdat we die niet zelf hebben gemeten.

Hoe werkt het in e-Boekhouden?

Volgens e-Boekhouden zijn er twee manieren. Met Mail & Herken mail je een factuur naar je persoonlijke e-mailadres in e-Boekhouden. Met Scan & Herken upload of fotografeer je hem via de app of de desktop. De software herkent leverancier, datum, factuurnummer, bedrag en btw en zet een boekingsvoorstel klaar. Mail je naar het administratieadres, dan wordt de factuur alleen gearchiveerd, zonder herkenning. Bestandstypen zijn PDF, JPG en PNG. Mail & Herken is een betaalde extra optie: elke herkende factuur kost een credit.

Hoe werkt het in Exact Online?

Exact noemt het automatische factuurverwerking. Facturen komen binnen per e-mail, als pdf, scan of foto, of als e-factuur via Peppol. Elke factuur wordt een boekingsvoorstel. Exact noemt OCR en AI-onderdelen voor het herkennen. Bij andere documenten dan Peppol-facturen controleert en vult de gebruiker aan, en boekt daarna in. Volgens Exact is het standaard inbegrepen in de edities van Exact Online Boekhouden.

Hoe werkt het in Moneybird?

Moneybird heeft per administratie een uniek @inkomend-adres. Doorgestuurde pdf-documenten komen binnen met de status Nieuw. Per e-mail ontstaat één document, met alle bijlagen erin. Daarna leest Moneybird het document uit: documenttype, contact, datums, factuurnummer, valuta, bedragen en btw-tarieven. Het contact zoekt Moneybird op KVK-nummer, btw-nummer, IBAN en e-mailadres. Moneybird zegt dat de herkenning niet altijd volledig correct is. Automatisch opslaan zonder controle kan alleen als je dat zelf instelt in de inkoopworkflow.

Hoe werkt het in SnelStart?

In SnelStart Web kun je een factuur uploaden, via een mailbox laten verwerken of via eConnect laten binnenkomen. Er ontstaat een inkoopboeking met de status Te controleren. Standaard staat die op de tijdelijke grootboekrekening Vraagposten. SnelStart waarschuwt dat de af te dragen btw dan niet juist wordt geboekt zolang de factuur daar blijft staan. Het automatisch inlezen is beschikbaar vanaf het pakket inOrde. Ondersteunde formaten zijn PDF, UBL (XML), PNG en JPG of JPEG. SnelStart geeft geen garantie op volledige herkenning.

Moet je ingelezen facturen nog controleren?

Ja, bij alle vier. e-Boekhouden en Moneybird laten je de herkende gegevens controleren, SnelStart zet de boeking op Te controleren en Exact laat de gebruiker het voorstel controleren en inboeken. Een automatisch ingelezen factuur is dus een voorstel dat je nakijkt, geen boeking waar je niet meer naar hoeft te kijken.

Wat als je pakket het niet doet of je meer wilt?

De volgorde hier is: eerst wat je pakket zelf kan, dan een externe app, dan zelf bouwen, dan laten bouwen. Externe apps voor het inlezen van facturen hebben we voor dit artikel niet onderzocht, dus die staan hier niet.

Zelf bouwen kan in tools als Make, n8n of Zapier. Dat werkt alleen als je boekhoudpakket een app of node in die tool heeft, of een API die je kunt aanroepen. Wat de database over jouw pakket zegt, staat op de pagina van e-Boekhouden, Exact Online, Moneybird en SnelStart.

Past geen van deze routes, bijvoorbeeld omdat je facturen uit een andere bron komen of je er een eigen controle of een AI-stap tussen wilt, dan kun je de koppeling laten bouwen. We bouwen ook koppelingen met AI. Wat dat inhoudt, lees je op de pagina over laten bouwen.

Wat betekent dit voor je privacy?

Laat je een andere organisatie je facturen lezen, zoals een AI-dienst of een externe koppeling, en staan er persoonsgegevens op die facturen, dan krijg je te maken met de AVG. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is de organisatie die een andere organisatie inschakelt om persoonsgegevens te verwerken de verwerkingsverantwoordelijke, en de ingeschakelde organisatie de verwerker. Beiden moeten een verwerkersovereenkomst hebben. Zonder schriftelijke afspraken ben je als verwerkingsverantwoordelijke in overtreding, aldus de Autoriteit. Dit is geen juridisch advies.