E-facturatie met UBL en Peppol: wat moet je nu al regelen?

Een klant vraagt om een UBL-factuur, of je leest dat e-facturatie verplicht wordt. Hieronder staat wat er nu al geldt, wat het kabinet van plan is en hoe je het in je boekhoudpakket regelt. De regels komen van de Rijksoverheid, Logius, RVO en de Nederlandse Peppolautoriteit. Wat de pakketten kunnen, komt van de leveranciers zelf. Dit is uitleg, geen fiscaal advies.

Wat is een e-factuur, en waarom is een pdf er geen?

Een e-factuur is volgens Logius een elektronisch bestand dat een computer automatisch verwerkt. Facturen die per e-mail gaan, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen. Een pdf ziet er voor jou uit als een factuur, maar de software van je klant weet niet welk getal het bedrag is en welk getal de btw.

Wat zijn UBL en Peppol?

Twee dingen die vaak samen worden genoemd:

• UBL is het formaat. SnelStart omschrijft een echte e-factuur in zijn kennisbank als een factuur in een gestructureerd formaat, meestal UBL (Universal Business Language). Elk gegeven staat op een vaste plek, zodat elk aangesloten pakket het kan lezen.
• Peppol is het netwerk waarover zo’n bestand van software naar software gaat, zonder e-mail. Volgens Moneybird moeten verzender en ontvanger allebei bij Peppol zijn aangemeld.

De Nederlandse Peppolautoriteit noemt twee formaten die verplicht ondersteund moeten worden: Peppol BIS Billing 3.0 en SI-UBL 2.0. Elke deelnemer heeft een Peppol-ID. Voor Nederlandse organisaties is dat het KVK-nummer of het btw-nummer, en voor rijksoverheid, provincies en gemeenten het OIN.

Wat is nu al verplicht?

Aan de Rijksoverheid. Voor iedereen die goederen of diensten aan de Rijksoverheid levert, is e-factureren verplicht, schrijft Logius. Volgens RVO geldt dat sinds 2017. Je stuurt de e-factuur vanuit je boekhoudsoftware, vaak via Peppol, of via het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Een belangrijk onderdeel van die e-factuur is het OIN, het nummer van de overheidsorganisatie. Weet je dat nummer niet, vraag het dan aan je opdrachtgever.

Tussen bedrijven is e-facturatie in Nederland nog niet verplicht. Dat schrijft ook Exact.

Heb je zakelijke klanten in België? Daar moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen sinds 1 januari 2026 onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken, volgens de Belgische overheid. Vraag je Belgische klant hoe jouw facturen binnen moeten komen.

Wat verandert er vanaf 2030?

Het kabinet wil per 1 juli 2030 e-facturatie invoeren voor facturen tussen bedrijven, zowel binnen Nederland als met andere EU-landen. Dat staat in het nieuwsbericht van de Rijksoverheid van 11 september 2026. De aanleiding is de EU-richtlijn Btw in het digitale tijdperk. Verder staat erin:

• per 1 juli 2031 komt er ook een digitale rapportage van binnenlandse transacties aan de Belastingdienst;
• bedrijven in de kleineondernemersregeling (KOR) blijven vrijgesteld;
• het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie en moet voor de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer.

Het is dus een voornemen. De wet is nog niet ingediend, en de details kunnen veranderen. We werken dit artikel bij als er een wetsvoorstel is.

Hoe regel je e-facturatie in je boekhoudpakket?

Dit schrijven de leveranciers zelf. We hebben het niet in een testaccount nagelopen.

• Moneybird. Volgens het helpcenter kunnen alle gebruikers met een Nederlands of Belgisch bedrijf Peppol gratis gebruiken. Factureer je alleen aan particulieren, dan kan het niet. Je kunt Peppol vanuit één boekhoudpakket tegelijk gebruiken.
• Exact Online. Exact noemt e-facturatie via Peppol op zijn pagina over e-facturatie standaard beschikbaar in al zijn oplossingen. Je doorloopt eenmalig een bedrijfsscreening en meldt je aan bij Peppol.
• SnelStart. Volgens het kennisplein verstuur je e-facturen vanuit SnelStart Web vanaf het pakket inStap, als UBL via Peppol. Ontvangen kan alleen in een online administratie, na aanmelding met je KVK-uittreksel en een identiteitsbewijs.
• e-Boekhouden. Voor facturen aan de overheid verwijst e-Boekhouden op zijn pagina over e-factureren naar partner eConnect.

Meer over deze pakketten staat op de pagina’s van Moneybird, Exact Online, SnelStart en e-Boekhouden.

Wat kun je nu al doen?

Drie stappen die geen wet afwachten:

1. Kijk of je pakket e-facturen via Peppol kan versturen en ontvangen, en meld je aan als je dat wilt.
2. Zet bij je zakelijke klanten het KVK-nummer en btw-nummer goed in je administratie. Die kunnen dienen als Peppol-ID van je klant.
3. Vraag je grootste klanten en leveranciers of ze al via Peppol werken. Of een organisatie via Peppol ontvangt, kun je ook opzoeken met de tools die de Peppolautoriteit noemt.

Komen e-facturen binnen in een ander systeem dan je boekhouding, of moet een e-factuur uit je eigen software komen die geen Peppol kent? Dan is een koppeling nodig. Die kun je laten bouwen. Inkoopfacturen die nog als pdf binnenkomen, lees je in ons artikel over facturen automatisch in je boekhouding.